Sie planen einen Event, eine Tagung oder einen Kongress? Sie möchten Ihre Kunden für Ihr Unternehmen oder Ideen begeistern, über fachliche Themen im Rahmen einer informativen und anregenden Tagung sprechen, haben einen Erfolg zu feiern oder möchten sich bei Ihren Kunden ganz einfach bedanken? Ein erklärtes Ziel soll erreicht, Wünsche und Vorstellungen verwirklicht werden und – Sie wollen von Anfang an alles richtig machen? Am liebsten möchten Sie das ganze, wichtige Ereignis in professionellen, sicheren Händen wissen? Dann nutzen Sie mein Full-Service-Angebot!

Mit allem, was dazu gehört setze ich Ihren Gala-Event oder Kongress, Ihre Abendveranstaltung oder Tagung um -
von der Konzeption über die Organisation bis zu Umsetzung und Nachbereitung.

Was soll nach dem Event anders sein als vorher? Die Botschaft, der gedankliche Entwurf der Veranstaltung, die klar umrissene Grundvorstellung, das Warum – gemeinsam werden wir ermitteln, welche Ziele Sie mit Ihrem Event verbinden und wer Ihre Gäste sein werden. So kann ich ein abwechslungsreiches, unterhaltsames Event-Konzept erstellen, das Erlebnisse beinhalten wird, die Sie und Ihre Gäste noch lange angenehm im Gedächtnis behalten werden. Die Konzeption ist die Basis Ihrer Veranstaltung.

Ich bespreche und vereinbare mit Ihnen

• Eventziel und Zielgruppe
• stimmiges Konzept, klare Linie, „roten Faden“ der Veranstaltung
• Event-Motto (Gestaltung, Dresscode, Speisekarte, Mobiliar, Programmpunkte, etc.)
• Eckdaten (Datum, Zeitraum, Teilnehmerzahl, Budget u.v.m.)
• Ort, Raum- und Infrastruktur – was wird benötigt?
• Budget
• detaillierter Ablauf inklusive aller Termine
• Projektorganisation und Verantwortlichkeiten

Dabei werden alle Möglichkeiten maximal ausgeschöpft, alle Ideen gebündelt, Schwierigkeiten identifiziert und berücksichtigt. Ist die Veranstaltung komplett geplant, kann mit der Organisation begonnen werden.

Welche Location wird für die richtige Atmosphäre sorgen? Wer soll Ihre Veranstaltung umsetzen? Nur erfahrene Dienstleister mit jeweils exakt den richtigen Stärken werden genau die Stimmungen gestalten können, die überzeugen. Aus diesem Grund suche ich für Sie sorgfältig aus, wer für das Catering, die Technik, das Rahmenprogramm etc. verantwortlich sein wird. Welche besonderen Eigenschaften und Kompetenzen sollen sie haben?

Ich arrangiere für Sie

• Location Scouting
• Catering Scouting (Dienstleister/Menü/Getränke etc. – nur wenn das Essen gut und ausreichend vorhanden ist, gelingt die Veranstaltung)
• Unterhaltung (musikalische Begleitung o.ä., Buchung eines erfahrenen DJ’s oder einer Band - es muss der Geschmack der Gäste berücksichtiget werden)
• Technik
• Deko, Mobiliar (Zelt, Tische, Stühle etc.)
• Rahmenprogramm
• An-/Abreise der Gäste (bspw. Transport, Parkplätze)
• Teilnehmermanagement (Einladung, Giveaway, Mailing etc.)
• ... und alle individuellen Details, die sich aus der Konzeption ergeben.

Während ich für Sie und Ihre Gäste den Event umsetze, dafür alles im Blick und den genauen Ablauf unter Kontrolle habe, können Sie sich ganz Ihrer Rolle als Gastgeber und Ihren Gästen widmen. Sie müssen nicht ständig darüber nachdenken und prüfen, ob alles in Ordnung ist und läuft wie geplant. Im Hintergrund, unauffällig und präzise werde ich für Sie alles managen, damit die Veranstaltung genauso läuft wie abgesprochen.

Ich bin für Sie vor Ort und halte alle Fäden in der Hand:

• Umsetzung des detaillierten Ablaufplans
• Organisation und ständige Überprüfung und Steuerung aller Gewerke bis ins Detail
• Instruktion des Personals vor Ort inklusive klarer Aufgabenverteilung
• Organisation von Empfang und Begrüßung der Gäste
• Betreuung von Moderator, Unterhaltung etc.
• Organisation des Veranstaltungsendes (Abbau, Reinigung etc.)

Gute und erfolgreiche Nachbereitung einer Veranstaltung beginnt noch während sie läuft. So können erste Stimmen von den Gästen eingeholt werden, wenn Sie sie beispielsweise gerade verabschieden. Stichwort Medien – was soll an wen kommuniziert werden, welche Botschaft soll für die Presse in Szene gesetzt werden? Es gehört aber auch dazu, den Ort der Veranstaltung in seinen ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen, die Abrechnung und Budget-Auswertung durchzuführen und sich noch einmal bei den Gästen in Erinnerung zu bringen. Was lief gut, was hat Ihnen besonders gut gefallen? Haben die beauftragten Dienstleister gute Arbeit geleistet? Gab es etwas, was Sie das nächste Mal anders machen möchten?

• Feedbacks von den Gästen einholen, wenn sie den Event verlassen.
• Abbau, Aufräumen, Abnahme am Folgetag
• Einsammeln und Aufbereitung der Rechnungen, Abrechnung
• Budget-Abgleich
• Pressemitteilung u.ä.
• Dankesnachricht an die Gäste (Foto-Websites, Newsletter, Infomaterial-Versand, Netzwerken etc.)
• Gemeinsamer Termin zur Auswertung des Events
• Wertschätzung der Dienstleister
• Was war gut und was hat eventuell gestört?
• Dankesschreiben

Lehnen Sie sich entspannt zurück! Ich werde dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung genau das erreicht, was sie soll: Ein gelungener Event für Sie und Ihre Gäste, an dem alles reibungslos und perfekt funktioniert hat.